一次系統化打造系統的嘗試

2020-04-02#experiment
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作為一個超喜歡後設的人,在學生時期曾經反反覆覆嘗試建立過很多次關於自己生活的「系統」。系統這個字很抽象,主觀而言,我理解為:「一系列為了特定目標而建立的資源流動的流程」。例如:時間、財務、知識、交友等等資源再被分配、決策、調度的關聯過程。

但學生生活充斥著不確定,交叉著長假、各種考週,與不同的工作來源,系統變得分散而且建立過程很不明確,所以我就一直在想 ……

怎麼打造一個系統來打造系統比較容易成功?

如今成為社會新鮮人、第一次擁有比較安穩養成系統的環境,比起建立了什麼系統,更想要趁這個機會分享新鮮的、建立系統的嘗試過程,來檢視自己怎麼檢視自己。

前情提要

在分享建立系統的過程之前,要先快速分享我過去已經習慣的事情:

  • 工具面:基本上我只用 Evernote + Google Calendar / Google Task,因為試過 Notion, Sublime 預覽 Markdown, Bear 等等族繁不及備載的軟體之後,只有 Evernote 才不會讓我想追求排版,Google Calendar + Tasks 也是類似的道理,雖然也有用過第三方串接的服務,像是:Zapier 等等,但還是原生的最簡單、而且不會想要一直分類下 tag。
  • 機制面:本來就有習慣紀錄自己的目標,時不時會紀錄做事規則跟時間。目標是比較持之以恆的一項紀錄習慣,因為有一年看了電腦玩物 Brain Spa 的文章之後,覺得腦補未來這件事非常舒壓,所以不知不覺就養成的習慣。

所以在後續的歷程裡面「怎麼養成紀錄的習慣」跟「工具選擇」不會特別著墨。

一月:新年新希望

以下會從時間、知識跟財務三個面向來敘事,但在一月還沒有那麼直接這樣分類,主要為了描述方便,直接使用這三方向來切分。

時間面

每年都會許新年新希望,打在去年還剩下一季的時候就開始醞釀,一開始簡單的在 Evernote 下列點記錄下幾個,像是:弓道、畫畫、學語言等等的願望,到了 2019.12.31 的時候,選下了三個:

  1. 減肥
  2. 日文
  3. 畫畫

到了 2020.1.1 的時候馬上就反悔了,因為這三個好像不是那麼直覺的對應我的欲望,所以再調整了一下:

  1. 「把自己過好來」:提升生心理素質
  2. 「Data Vis Side Project ! 」:維持設計跟開發狀態
  3. 「防患與未然」: 提升語言能力

經過 1 月兩週的嘗試,進展最顯著的是提升生心理素質的部分,一方面本來就有一些點子,可以馬上嘗試執行,像是:固定聚會的習慣、健身體驗課等等,其他的則還沒有那麼多具體的想法,只有一些 Role Model 可以參考,但不確定怎麼做比較好。

這邊補充一下一月的情境,同期間是我人生第一份正職的第二個月,慢慢掌握到生活的節奏、跟遭遇第一次春節,算是相對於平時上班生活時間比較錯亂的時間。

總之一邊學習主動跟人相處、跟朋友分享自己的新年新希望與心得收到了一些朋友的回饋、加上當時聽了頂樓加蓋的 EP12 ,覺得可能最後只有第一項做到、所以把這一版的新年新希望稍微弄的有點像 OKR 一點,變成這樣:

O1: 吸引力「把自己過好來」KR1: 體脂 23 %KR2: 養成運動習慣KR3: 自信跟獨立氣氛

O2: 創作感「Side Project ! 」KR1: 認真工作KR2: 4 個 Data Vis Side Project

並有針對第一個 Object 列了一些計畫,像是:可以吃什麼、怎麼開揪⋯⋯ 等等的雜項。

這一階段的執行還沒有什麼系統可言,就是廣泛嘗試各種可能,看哪個比較好起手。

財務面

另外一方面財務管理本來就有一個既有的系統(紀錄我所有擁有物品的表單,因為覺得極簡主義很帥三年前開始的習慣),但記帳從來沒辦法超過一個月。這是唯一靠著強力動機沒有特別的方法就養成的習慣:

一直失敗的記帳習慣直接無痛養成,透過使用 Google Form + Google Sheet 紀錄零碎開銷,而大筆非固定開銷需要先列才能購買,月結一次金流。

由於只是純粹紀錄的習慣,所以沒有特別整理成什麼流程。

二月:新希望變成新系統

時間面

隨著春節長假結束以及時間慢慢過去,開始嘗試 Side Project 這個比較難的新希望,整個系統還沒有劇烈的變化,還是維持僅列出目標的模式。但進度不是很理想,O1 除了 KR3 交友面的練習有穩定進行中,KR1 減脂跟 KR2 運動因為方案難以執行而停滯。

稍微在腦中思考了一下原因:

  1. 社交: 一來是對於上班來說,下班跟別人聊天是很療癒跟開心的事情,二來是一月嘗試了一下主揪這件事覺得沒有那麼可怕,所以可以很順利執行。

後續兩個相對於社交就很明顯有資源難以支援的問題:2. 運動:在運動上自己的限制比較多,不想要有氧、不想要花大錢 … 結果就是很難開始運動。3. 減脂:家裏附近可以純蛋白質、吃菜的餐廳很少,很多因為覺得點了不吃他本來有的碳水覺得很虧。

這邊所謂的資源有點像子彈,可以讓自己覺得無痛執行的方式,需要對領域足夠了解、跟可以切分任務才有辦法創造子彈。如果你的限制越多,子彈自然越難創造,而有些子彈可重複使用(例如:去健身房運動)、有些則是消耗性的不行(例如:減脂餐清單)。

最後一個應該是管理問題:4. Side Project:這個階段嘗試用 Gatsby.js 做個互動部落格,在修 Style 的時候覺得很心累。

過去時間很多的時候做 Side Project 就是卯起來做就對了,因為時間不是稀缺資源。如今,下班後帶著一點腦死的狀態,要怎麼推動變得無比困難。

加上過去接觸過 PM 方法都是多人作法,如果要一個人做,要 User Story, User Flow, Wireframe, UI 的後續開發又要調整會很心累,可完全不做管理直接 User Story 直跳開發又很難推動,所以查了很多 Side Project Workflow 的文章,一邊嘗試。

總之,因為上述原因,決定朝著「建立系統」跟「增加子彈」來努力。

所以在建立新系統的面向,在 2020.02.19 左右,先透過文件輔助,整合了 OKR 跟回顧到 Evernote 模板,並規範每週要去整理這個文件,尤其根據一月交友練習中,發現改進的點子很有幫助,所以融入模板:

  • 目標跟動機:類似於將 OKR 的 O 拆解成真心話跟漂亮畫的感覺。
  • 關鍵目標:OKR 的 KR。
  • 計畫:預計這週要做的事情。
  • 進度/改進:實際做了什麼、想要改善什麼。
  • 時數:預計分配時數。

而增加資源怎麼做呢?

瘋狂的查資料,了解還有哪些替代方案,例如:在健身面就發現其實有個轟菌社群,裡面有很多建立 Home Gym 的方法及看健身 Youtube 了解有哪些關鍵字可以切入。

知識面

同時間,因為開始越來越多事情,原本有的知識管理方法有點不堪使用,像是:實務執行經驗的 Post 怎麼整合回原本在學期間的筆記、加上自己轉職的背景,怎麼將不同領域的知識卡片很好的結合。

所以先為知識管理面新增一個目標,希望可以將這些知識紀錄產出成內容,提供一個重整的契機,然後開始實際從 Evernote 裡面撈資料跟補充新資料來寫作,發現困難重重。

財務面

另外因為財務面滿順利的,這個月沒有改版,但在這邊倒是想提,怎麼定義系統成功這件事情,我想自己心目中系統成功的定義應該是:「這個系統可以幫我達成目標、且我可以習慣執行。」

三月:後基礎建設完成期

時間面

原本的 Evernote 模板在一次複製貼上大跑版之後,覺得很生氣,拿掉了表格,變成純文字用 Markdown 條列式的寫 Week Review。

但嘗試了一週後發現,在年目標跟每週回顧之間常常越做越分離,例如:有一個新點子就塞進週回顧裡面非常混亂,只好打破原本想要:「專注當下、不希望一次規劃太多」的想法,剛好每天會看的少數派推了篇 「成救」系统之后,我的2019年计划落地思路 的文章,提供我重整年目標跟半年月規劃的點子。

  1. 從人生面向來拆解新年新希望:把年目標從 OKR,變得有點像 O 拆解成 人生的不同面向,並將 KR 變得填入各面向,調整為所以要做的事情變多了,但有些事情變得更好達成。
  2. 半年份的月目標:折衷比起落實到月、週的詳細計畫,決定先列半年每月可以執行的點子,把子彈填入進去。
  3. 流程圖:把現在的方法用 Whimsical 紀錄下來,確保後續可以看自己改了什麼,並條列一下現有的各系統的大原則、工具。順帶一提 whimsical 有播放歷史紀錄的過程。

這邊是系統基礎建設的第一里程碑,接著每週都會照著這個方法跑跑看,如果有執行不順暢的直接調整下週回顧,例如:

  • 原本分類直接沿用文內的 8 個面向,後來尋找「Well Being」、「Dimension」等想要尋找學理上比較嚴謹的分類,找到 Waterloo University 關於 Engineering Wellness 的一篇整理。
  • 原本想要將時間紀錄另外放入 Google Calendar 的一個 record 日曆,直接拉出時段紀錄,但這樣紀錄時間的壓力太大了,重新釐清紀錄時間的意義,希望學會估時這件事情,所以改為直接用 Google Task 放到時間點。
  • 原本沒有排序,但因為 KR 變多了,所以新增排序來無腦決定實現順序。
  • 原本沒有週回顧,但這樣會一次性在 Google Task 裡面開太大的 TODO,所以還是先透過一個週回顧來整理,並且保持純 markdown 條列的形式。

最後在三月下半,因為從合作專案裡面得到一份切的很乾淨的 User Story 給了啟發,於是純文字紀錄了一套初始版本的方法,接著嘗試了一週,發現可以微調流程,寫下微調原因跟創建流程圖,預定連假繼續嘗試新版開發流程。

知識面

湊巧少數派推播了一個「卡片式寫作」這個做法覺得很新鮮,所以先試玩看看把知識點存成一張張卡片,採取既往不溯的方式修改。例如:今天開發到 D3.js Force Layout,就先搜尋 Evernote 有沒有寫過:

  1. 沒有:就開一張新 Post 把今天開發遇到的坑跟這大概是什麼白話的記錄下來。
  2. 有:就順便重新整理,把樣式全部清空,補上 Reference 整合。

目前文字條列並且繪製流程圖後嘗試一段時間,還不確定這個系統在整合所學、產出文章的成效上如何,這要看後續能不能持續寫技術文章來定義,但現階段覺得單就「回顧資訊」的效果不錯,都滿印象深刻、而且需要時再搜尋也都找得到。

財務面

3 月初結算 2 月支出時,發現超過預算讓我開始檢討自己的記帳系統。

第一個想到的點子就是:針對超額支出的部分應該要透過標記跟回顧的方式提醒自己不要亂花這個錢,所以三月有把不應該花的另外寫成一篇檢討保存,並同時將現在的流程繪製成流程圖。

但 3 月快結束前這個狀況沒有因為這個方法改善,預計 4 月之後要提高回顧頻率、跟調整整個記帳的排版,平均分配每天預算,強化自己看到超額支出的提醒。

四月:連假考驗

在寫下這篇文章的同時即將進入連假,連假通常是一個試金石,但調整的方式會是一樣的:

  1. 確定目標。
  2. 蒐集資訊,累積讓系統得以開始執行的子彈。
  3. 直到有想要執行的點子,邊嘗試邊收集,嘗試幾種流程之後,都先用純文字條列下來作法。
  4. 成功執行幾次後,看出一套比較穩定的套路,紀錄成一份流程圖。
  5. 後續針對操作不順暢的地方、或與別人討論的新啟發來調整圖,並記錄不同版本更動的原因。
  6. 回到第 1 步驟,直到系統執行順暢進第 7 步驟。
  7. 將系統再丟入系統之間的大地圖,釐清系統之間關係與系統執行策略。

舉例來說:以一個比較小規模的執行 Side Project 的工作系統來說:

  1. 目標:希望打造一個 Side Project 啟動系統。
  2. 蒐集資訊:了解 Side Project Workflow 也從一般 PM 管理、同儕前輩那邊搜羅建議,並且邊嘗試了一條龍從 User Story 到 UI、也有完全沒有等等的做法,寫成純文字紀錄,減少文件整理量。
  3. 最後覺得 User Story、Wireframe 然後進開發適合自己。把這個方法整理成流程圖,釐清有哪些判斷點,怎麼定義這些判斷。
  4. 實際操作後發現並非所有 Side Project 都適合,可能互動性比較強的不要選擇用 Wireframe 用手繪的比較適合,但也有可能因為手繪能力很差,要再思考是要強化手繪能力?還是選擇別的工具?透過這種方式再反覆改變流程跟新增判斷點。
  5. 當以上都順利執行之後,將 Side Project 工作系統歸納進核心時間、知識跟財務管理系統,看這個子系統屬於下列哪一個分支、會從其他系統 input 什麼、output 什麼給其他系統。

調整系統這件事會是一輩子的,永遠都有進化的空間。

不過開始上班是一個很好的契機,可以檢視自己怎麼系統化這件事情,除了上述少數派文章分享了很多執行面的點子,過程中感謝很多朋友願意陪我討論這個過程、給我很多回饋,也從公司的工作流程、合作夥伴及「系統思考」這本書、與過去在各式各樣生產力與行為改變相關內容裡面得到很多啟發。

另外一方面,從個人開始也算是一個簡單的切入點,因為當系統涉及的外在要素少,像是:只有自己,其實比較有足夠的資訊釐清真實的關係,今天如果是多人的時間管理、知識管理,那系統上可能會因為涉及不同單位而缺乏資訊來審視建立系統的過程。

結論

過去很多文章在分享自己的系統,所以想要更進一步去後設這件事情,也很難得有一個相對穩定的時間點可以清晰的紀錄到這個過程,覺得是一次很有趣的經驗,總結這一季來說,覺得在建立系統的時候是有幾個大方向可以掌握的:

  1. 把自己當成笨蛋:在紀錄的時候,有些朋友聽到會大吃一驚「這個還做筆記噢」的時候自己都有點臉紅,但抱著我就是個笨蛋的心情倒空自己去做,比較能輕易去嘗試別人分享或平常文章裡面看到的方法,意外的事情會改變得非常快。
  2. 紀錄紀錄:從版本管理中得到很多啟發,所有的改善都需要有紀錄可以回顧,所以怎麼優化紀錄這件事對於加速整個流程有著複利的效果,然而紀錄本身要怎麼不會變成巨大的文書負擔也是一個重點,所以在什麼時間點要選擇使用流程圖這種詳細的工具?什麼時候以純文字?系統之間的切分程度?這一塊是可以再繼續研究的。
  3. 俯瞰循環:最後專注在讓不同系統執行起來,所以除了系統本身會不會很難維護、合不合理外,也要花心思去盤點跟創造子彈,而且期許系統之間要能互相串聯在一起形成對更大目標的雪球,有點 Circular Design 的味道,例如:讓知識管理的系統的產出變成可以投入時間管理系統的一個資源等等,期許系統間互相反饋,最大化自己的資源。

這邊也同時有想到一些點子,包含:這樣的系統能不能直接用 Git 來管理版本?怎麼視覺化跟紀錄比較清楚自己調整的過程?另外一方面系統要拆多細?是個還有很多有趣問題可以繼續探索的世界。

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